Kirjanpito itse vai tilitoimistossa? Rehellinen vertailu

Voiko yrityksen kirjanpidon tehdä itse? Voi – ja joskus se on ihan järkevää. Tilitoimistona voisimme tietysti sanoa, että kirjanpito kannattaa aina ulkoistaa, mutta se ei olisi totta.

Tässä vertailussa käymme läpi, mitä kirjanpito itse käytännössä vaatii, miten tilanne eroaa toiminimellä ja osakeyhtiöllä, mitä eri vaihtoehdot maksavat ja milloin itse tekeminen alkaa tulla kalliiksi.

Lyhyt vastaus

Tilanne	Kirjanpito itse	Tilitoimisto
Toiminimi, vähän tapahtumia, ei työntekijöitä	Toimii hyvin, jos numerot kiinnostavat	Kannattaa, jos aika on kortilla
Toiminimi, kasvava liikevaihto tai ALV-velvollinen myynti	Mahdollinen, vaatii perehtymistä	Usein järkevämpi
Osakeyhtiö	Mahdollinen, mutta vaativa	Suositeltava
Työntekijöitä ja palkanmaksua	Paljon ilmoitusvelvollisuuksia	Suositeltava

Myös Verohallinto suosittelee uudelle yrittäjälle tilitoimistoa tai osaavaa kirjanpitäjää. Päätös on kuitenkin sinun – ja vastuu kirjanpidosta on joka tapauksessa yrityksen johdolla.

Mitä kirjanpito itse käytännössä vaatii?

Kaikkien yritysten on pidettävä kirjanpitoa, ja verotus perustuu siihen. Kun teet kirjanpidon itse, vastaat ainakin näistä:

• Tositteiden kerääminen. Jokainen kuitti ja lasku päivättynä ja numeroituna.
• Juokseva kirjanpito. Tulot, menot ja oma käyttö kirjataan oikeille tileille.
• ALV-ilmoitukset. Jos yrityksesi on arvonlisäverovelvollinen, ilmoitukset ja maksut on tehtävä joka verokaudelta.
• Veroilmoitus ja tarvittaessa tilinpäätös. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
• Säilytys. Tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta.

Lisäksi tarvitset kirjanpito-ohjelman. Markkinoilla on maksullisia ja ilmaisia vaihtoehtoja, ja niiden ominaisuudet vaihtelevat paljon. Varmista, että ohjelma tukee yhtiömuotosi kirjanpitotapaa ja ALV-ilmoittamista.

Toiminimen kirjanpito itse

Toiminimelle eli liikkeen- tai ammatinharjoittajalle kirjanpito itse on yleensä helpoimmin hallittavissa. Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jossa tapahtumat kirjataan maksuperusteisesti sitä mukaa kuin raha liikkuu tilillä.

Kahdenkertaiseen kirjanpitoon on kuitenkin siirryttävä, jos kaksi näistä kolmesta ylittyy:

• taseen loppusumma yli 100 000 euroa
• liikevaihto yli 200 000 euroa
• palveluksessa keskimäärin yli 3 henkilöä.

Toiminimen ei yleensä tarvitse tehdä tilinpäätöstä, mutta veroilmoitus on aina tehtävä. Huomaa myös, että yhdenkertaista kirjanpitoa pitävän liikkeenharjoittajan on oikaistava kirjanpito verotusta varten suoriteperusteiseksi – tämä on kohta, jossa moni itse tekevä kompastuu.

Osakeyhtiön kirjanpito itse

Osakeyhtiön kirjanpito on selvästi vaativampaa. Osakeyhtiön on aina pidettävä kahdenkertaista, suoriteperusteista kirjanpitoa ja laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase liitetietoineen ja tase-erittelyt. Tilinpäätös on julkinen, koska yhtiö kuuluu kaupparekisteriin.

Osakeyhtiössä yrityksen ja omistajan rahat ovat tarkasti erillään. Kun kuvaan tulevat palkanmaksu, tulorekisteri-ilmoitukset, osingonjako ja ennakkoverot, virheiden mahdollisuudet kasvavat ja niiden korjaaminen voi tulla kalliiksi.

Osakeyhtiön kirjanpito onnistuu itse, jos sinulla on taloushallinnon koulutusta tai kokemusta. Jos ei ole, suosittelemme vähintään tilinpäätöksen ja veroilmoituksen ulkoistamista.

Mitä kirjanpito maksaa itse tehtynä ja tilitoimistossa?

Itse tehdyn kirjanpidon suorat kulut ovat pienet: ohjelmisto ja oma aika. Oma aika on kuitenkin todellinen kustannus, vaikka se ei näy laskulla.

Laske oma vertailusi näin: arvioi, montako tuntia kuukaudessa käyttäisit kirjanpitoon, ALV-ilmoituksiin ja niihin perehtymiseen, ja kerro se tuntihinnalla, jolla laskuttaisit asiakastasi. Esimerkiksi 4 tuntia kuukaudessa 77 euron tuntihinnalla on 308 euroa kuukaudessa – aikaa, jonka voisit käyttää myyntiin.

Vertailukohdaksi MST:n hinnastosta (alv 0 %):

Yritys	Kirjanpito tilitoimistossa, vuodessa	Keskimäärin / kk
Toiminimi, 15 tositetta/kk	838,40 €	n. 70 €
Pieni osakeyhtiö, 30 tositetta/kk ja 1 työntekijä	1 798,80 €	n. 150 €

Luvut sisältävät juoksevan kirjanpidon, tilinpäätöksen, veroilmoituksen ja pienyhtiössä myös palkanlaskennan. Tilitoimiston palkkio on lisäksi yrityksen vähennyskelpoinen kulu.

Kirjanpidon ja tilitoimiston hinta – mistä se koostuu

Yleisimmät sudenkuopat, kun kirjanpito tehdään itse

Kirjanpidon tekeminen itse voi olla toimiva ratkaisu etenkin silloin, kun yrityksen toiminta on pienimuotoista ja liiketapahtumia on vähän. Pelkkä kuittien kirjaaminen ei kuitenkaan vielä takaa, että kirjanpito on oikein. Tässä muutamia asioita, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

• Yrityksen ja yrittäjän menot sekoittuvat. Kaikki yrityksen tililtä maksetut ostokset eivät automaattisesti ole yrityksen kuluja. Toiminimellä yksityisotot ovat mahdollisia, mutta osakeyhtiön varoja ei voi käyttää henkilökohtaisiin menoihin samalla tavalla.
• Arvonlisävero käsitellään väärin. Erityisesti ulkomailta tehdyt hankinnat, käännetty verovelvollisuus ja arvonlisäveron vähennysoikeuden rajoitukset voivat aiheuttaa virheitä. Myös kotimaisten ostojen ALV-käsittelyssä on tärkeää varmistaa, että vähennykselle on perusteet.
• Tulot ja menot kirjataan väärälle tilikaudelle. Esimerkiksi vuodenvaihteessa laskun maksupäivä ei aina ratkaise, mille tilikaudelle tapahtuma kuuluu. Tarvittavat jaksotukset ja tilinpäätösoikaisut on osattava tehdä oikein.
• Kirjanpidon täsmäytykset jäävät tekemättä. Vaikka kaikki kuitit olisi kirjattu, kirjanpidossa voi silti olla virheitä. Pankkitilien, myyntisaamisten, ostovelkojen ja muiden olennaisten tase-erien täsmäyttäminen auttaa varmistamaan tietojen oikeellisuuden.
• Määräajat unohtuvat. Arvonlisäveroilmoitukset, veroilmoitukset ja mahdolliset tilinpäätösvelvoitteet on hoidettava ajallaan. Myöhästymisistä voi aiheutua ylimääräisiä kustannuksia ja selvittelytyötä.
• Verovähennykset jäävät hyödyntämättä tai niitä tehdään perusteettomasti. Kaikki yrittäjät eivät tunne esimerkiksi työhuoneeseen, työmatkoihin tai hankintoihin liittyviä vähennyssäännöksiä. Toisaalta kaikki kirjanpidossa näkyvät kulut eivät välttämättä ole verotuksessa vähennyskelpoisia.
• Tositteita puuttuu tai niitä ei säilytetä asianmukaisesti. Pelkkä pankkitilin tapahtuma ei yleensä riitä ostoksen sisällön todentamiseen. Kirjanpidon tapahtumille tarvitaan asianmukaiset tositteet, ja kirjanpitoaineisto on säilytettävä lain edellyttämällä tavalla.
• Pienet virheet kasaantuvat. Yksittäinen virhe voi tuntua vähäpätöiseltä, mutta kuukausittain toistuvat virheelliset kirjaukset saattavat aiheuttaa huomattavasti lisätyötä tilinpäätöksen tai veroilmoituksen yhteydessä.

Asiantuntijan vinkki: Jos päätät tehdä kirjanpidon itse, kannattaa varmistaa jo alussa, että käytössäsi on yrityksesi tarpeisiin sopiva kirjanpito-ohjelma ja että tunnet keskeiset kirjanpito- ja verovelvoitteet. Kirjanpidon voi myös tehdä itse ja hyödyntää tilitoimiston asiantuntemusta esimerkiksi tilinpäätöksessä tai haastavissa verotuskysymyksissä.

Välimalli: teet osan itse, tilitoimisto loput

Vaihtoehtoja on muitakin kuin kaikki tai ei mitään. Moni yrittäjä hoitaa laskutuksen ja kuittien tallentamisen itse sähköisessä järjestelmässä, ja tilitoimisto tarkistaa kirjaukset, tekee ALV-ilmoitukset ja laatii tilinpäätöksen.

Sähköisessä taloushallinnossa tämä on helppo järjestää: sinä ja kirjanpitäjä näette samat luvut reaaliajassa. Me käytämme kotimaisia Fennoa- ja Netvisor-ohjelmistoja.

Sähköinen kirjanpito

Milloin on aika siirtää kirjanpito tilitoimistolle?

Itse tekeminen kannattaa harkita uudelleen, jos:

• kirjanpito vie aikaa työltä, josta saisit tuloja
• liikevaihto kasvaa ja lähestyy kahdenkertaisen kirjanpidon rajoja
• palkkaat ensimmäisen työntekijän
• vaihdat toiminimen osakeyhtiöksi
• et ole varma, ovatko ALV-ilmoitukset menneet oikein.

Siirtymä ei ole iso projekti. Kartoitamme kirjanpitosi nykytilan maksutta ja kerromme, mitä palvelu maksaisi.

Miten valita tilitoimisto?

Usein kysyttyä

Voiko yrityksen kirjanpidon tehdä itse? Voi. Laki velvoittaa pitämään kirjanpitoa, mutta ei edellytä tilitoimiston käyttöä. Vastuu kirjanpidosta on aina yrityksen johdolla.

Voiko osakeyhtiön kirjanpidon tehdä itse? Voi, mutta se on vaativampaa kuin toiminimellä: osakeyhtiön on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tarvitseeko toiminimi tilinpäätöksen? Yleensä ei. Tilinpäätös on tehtävä, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi rajaa: tase 350 000 euroa, liikevaihto 700 000 euroa tai keskimäärin 10 työntekijää.

Kauanko kirjanpitoa pitää säilyttää? Tilinpäätös ja kirjanpidot vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Mietitkö, kumpi sopii sinulle?

Kerro meille yrityksestäsi, niin arvioimme rehellisesti, kannattaako kirjanpito ulkoistaa – kokonaan, osittain vai ei vielä ollenkaan. Kartoitus on maksuton eikä sido sinua mihinkään.